Sofortmeldung in der Gastronomie: Wer, wann, wie — und was bei Verstößen droht
Die neue Aushilfe kommt Freitagabend zum Probearbeiten, Montag soll das Steuerbüro sie anmelden — so läuft es in vielen Betrieben, und genau so entsteht ein Bußgeld. In der Gastronomie muss jede neue Beschäftigung spätestens bei Arbeitsbeginn bei der Deutschen Rentenversicherung gemeldet sein: die Sofortmeldung. Sie ist unabhängig von der normalen Anmeldung zur Sozialversicherung und gilt auch für Minijobs, kurzfristige Beschäftigung und Familienmitglieder.
Personalstammblatt mit DEÜV-Feldern, Sofortmeldung, Stundenliste je Lohnart für DATEV, ADDISON und SBS.
Lohnvorbereitung in Precoria ansehenRechtsgrundlage und Geltungsbereich
§ 28a Abs. 4 SGB IV verpflichtet Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen, den Tag des Beschäftigungsbeginns bereits bei Aufnahme der Beschäftigung zu melden. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht ausdrücklich auf dieser Liste — zusammen mit dem Baugewerbe, der Fleischwirtschaft, Speditionen und anderen Branchen, die als anfällig für Schwarzarbeit gelten.
Die Meldung gilt für alle Beschäftigten, unabhängig von Umfang und Dauer: Vollzeit, Teilzeit, Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Aushilfen für einen einzigen Abend, Praktikanten gegen Entgelt. Auch mithelfende Familienangehörige sind zu melden, sobald ein Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Nicht erfasst sind nur echte Selbstständige — und hier ist die Abgrenzung streng.
Inhalt und Frist
| Angabe | Woher |
|---|---|
| Familienname, Vorname | Ausweis |
| Versicherungsnummer | Sozialversicherungsausweis / Rentenversicherung; fehlt sie: Geburtsdatum, -ort, Anschrift |
| Betriebsnummer des Betriebs | Bundesagentur für Arbeit (nicht die Precoria-Betriebsnummer) |
| Tag des Beschäftigungsbeginns | Arbeitsvertrag / Rahmenvereinbarung |
Die Meldung muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung vorliegen — praktisch also bevor die Person die erste Minute arbeitet. Sie geht elektronisch an die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV), entweder über das Lohnprogramm Ihres Steuerbüros oder selbst über das SV-Meldeportal der Sozialversicherung. Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung; die folgt mit der ersten Lohnabrechnung.
Ablauf in der Praxis: so klappt es auch Freitagabend
- Personalstammblatt beim Erstgespräch ausfüllen lassen: Name, Geburtsdaten, Versicherungsnummer, Anschrift, Steuer-ID, Krankenkasse.
- Betriebsnummer der Bundesagentur bereithalten — sie steht auf Bescheiden der Arbeitsagentur und in Ihrer Lohnabrechnung.
- Meldeweg festlegen: Steuerbüro (braucht Vorlauf, oft nicht am Wochenende erreichbar) oder eigener Zugang zum SV-Meldeportal.
- Meldeprotokoll aufbewahren: Bei einer Zollkontrolle müssen Sie nachweisen können, wann gemeldet wurde.
- Erst dann die Schürze ausgeben.
Precoria unterstützt diesen Ablauf: Das Personalstammblatt enthält die für die Meldung nötigen Felder, und beim Anlegen einer neuen Person übermittelt Precoria die Meldedaten an Ihr Steuerbüro oder bereitet die Selbstmeldung im SV-Meldeportal vor — die Meldung selbst gibt die Kanzlei oder Sie ab.
Bußgeld und Folgen
Eine nicht, nicht rechtzeitig oder unvollständig abgegebene Sofortmeldung ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 111 Abs. 1 SGB IV mit Bußgeld bis 25.000 Euro. Trifft der Zoll bei einer Kontrolle eine nicht gemeldete Person an, wird regelmäßig vermutet, dass die Beschäftigung schon länger besteht — mit Nachforderung von Beiträgen. Die Sofortmeldung ist deshalb der Punkt, den die Finanzkontrolle Schwarzarbeit als Erstes prüft.
Häufige Fragen
Gilt die Sofortmeldung auch für Minijobber?
Ja. Die Pflicht hängt an der Branche, nicht an der Art der Beschäftigung. Minijobs, kurzfristige Beschäftigungen und Aushilfen für einen Abend sind sofort zu melden — zusätzlich zur Anmeldung bei der Minijob-Zentrale.
Kann ich die Sofortmeldung selbst abgeben?
Ja, über das SV-Meldeportal der Sozialversicherung. Dafür brauchen Sie einen Zugang und die Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit. Viele Betriebe lassen die Meldung vom Steuerbüro abgeben — dann muss die Kanzlei die Daten vor Arbeitsbeginn haben.
Was ist, wenn die Versicherungsnummer noch nicht bekannt ist?
Dann melden Sie ersatzweise Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsname und Anschrift. Die Rentenversicherung ermittelt oder vergibt die Nummer. Die Meldung darf deshalb nicht warten.
Muss ich beim Wechsel von Minijob auf Teilzeit erneut sofort melden?
Nein — die Sofortmeldung betrifft den Beginn einer Beschäftigung beim selben Arbeitgeber. Eine Änderung des Umfangs wird über die normalen Meldungen zur Sozialversicherung abgebildet. Bei einer Unterbrechung und Neueinstellung ist erneut zu melden.