Zollprüfung in der Gastronomie: Was die FKS kontrolliert — und wie Sie vorbereitet sind
Mittags um zwölf stehen plötzlich sechs Beamte in Uniform im Gastraum, das Team wird einzeln befragt, und Sie sollen die Stundenzettel der letzten Monate vorlegen — die Kontrolle der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) ist für viele Gastronomen der Moment, in dem sich zeigt, ob die Personalunterlagen in Ordnung sind. Die Gastronomie gehört zu den Branchen, die der Zoll gezielt prüft. Dieser Artikel erklärt, was geprüft wird, welche Unterlagen Sie sofort zeigen können müssen und woran Kontrollen typischerweise scheitern.
Kiosk-PIN, Handy-App, Pausenprüfung nach § 4 ArbZG und Monats-Signatur — so entstehen Aufzeichnungen, die einer Kontrolle standhalten sollen.
Zeiterfassung in Precoria ansehenWarum die Gastronomie besonders im Fokus steht
Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nennt in § 2a ausdrücklich das „Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe" als Branche mit erhöhtem Risiko für Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung. Daraus folgen drei Sonderpflichten, die für andere Branchen nicht gelten: die Sofortmeldung neuer Beschäftigter, die Pflicht der Beschäftigten, ihren Ausweis bei der Arbeit mitzuführen, und die tägliche Aufzeichnung der Arbeitszeit nach § 17 Mindestlohngesetz — auch für Beschäftigte, die deutlich über Mindestlohn verdienen.
Die Kontrolle führt die Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Zollverwaltung durch. Sie darf nach § 3 SchwarzArbG Geschäftsräume während der Arbeitszeit betreten, Personen befragen und Unterlagen einsehen; nach § 5 SchwarzArbG sind Sie zur Mitwirkung verpflichtet. Eine Ankündigung gibt es nicht — Kontrollen finden oft mittags oder abends im laufenden Betrieb statt, manchmal als Schwerpunktaktion in einer ganzen Stadt.
Was der Zoll konkret prüft
- Arbeitszeitaufzeichnungen (§ 17 MiLoG): Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jedes Beschäftigten — spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet, zwei Jahre aufbewahrt.
- Mindestlohn: Stimmen Stunden und gezahlter Lohn zusammen? Trinkgeld, Kost und Logis dürfen nicht auf den Mindestlohn angerechnet werden.
- Sofortmeldung (§ 28a Abs. 4 SGB IV): War jede angetroffene Person spätestens bei Arbeitsbeginn bei der Rentenversicherung gemeldet?
- Ausweispflicht (§ 2a SchwarzArbG): Beschäftigte müssen Personalausweis, Pass oder Aufenthaltstitel bei sich haben; Sie müssen sie darauf schriftlich hingewiesen haben.
- Arbeitserlaubnis: Bei Beschäftigten aus Drittstaaten der Aufenthaltstitel mit Erlaubnis zur Erwerbstätigkeit.
- Minijobs und kurzfristige Beschäftigung: Verdienstgrenze, Stundenzahl, Nachweis der Rahmenvereinbarung, Meldung an die Minijob-Zentrale.
- Abgleich mit dem Dienstplan: Wer laut Plan arbeitet, aber nicht gestempelt hat — oder umgekehrt — fällt sofort auf.
Diese Unterlagen sollten Sie sofort vorlegen können
| Unterlage | Rechtsgrundlage | Was der Zoll sehen will |
|---|---|---|
| Arbeitszeitaufzeichnungen aller Beschäftigten | § 17 MiLoG | tagesgenau, mit Beginn/Ende/Dauer, für die letzten 2 Jahre |
| Nachweis der Sofortmeldungen | § 28a Abs. 4 SGB IV | Meldeprotokoll je Mitarbeiter mit Datum vor Arbeitsbeginn |
| Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise | § 17 MiLoG, § 8 SGB IV | Stundenlohn ≥ Mindestlohn, Auszahlung nachvollziehbar |
| Arbeitsverträge, Rahmenvereinbarungen Aushilfen | NachwG, § 8 SGB IV | Wochenstunden, Stundenlohn, Beginn |
| Hinweis auf Ausweis-Mitführungspflicht | § 2a Abs. 2 SchwarzArbG | schriftlicher Hinweis, von Beschäftigten quittiert |
| Dienstpläne | ArbZG § 16 | zur Plausibilisierung der Aufzeichnungen |
Entscheidend ist weniger, ob die Unterlagen irgendwo existieren, sondern ob Sie sie im laufenden Betrieb binnen Minuten zeigen können. Ein Ordner im Büro der Steuerberaterin hilft bei einer Kontrolle um 13 Uhr wenig. Digitale Zeiterfassung mit Export je Mitarbeiter und Monat ist hier der einfachste Weg.
Bußgelder und Folgen
Fehlende oder unvollständige Arbeitszeitaufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit nach § 21 MiLoG mit Bußgeld bis 30.000 Euro. Wird der Mindestlohn nicht oder verspätet gezahlt, sind bis zu 500.000 Euro möglich. Eine unterlassene Sofortmeldung kann nach § 111 SGB IV mit bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Dazu kommt bei nicht gemeldeter Beschäftigung die Nachforderung der Sozialversicherungsbeiträge für bis zu vier Jahre — bei Vorsatz bis zu 30 Jahre — plus Säumniszuschläge, und ab einer bestimmten Schwelle ein Strafverfahren wegen Vorenthaltens von Arbeitsentgelt (§ 266a StGB).
Weniger bekannt: Ab 2.500 Euro Bußgeld kann ein Betrieb nach § 19 MiLoG von öffentlichen Aufträgen ausgeschlossen werden, und Verstöße landen im Gewerbezentralregister — was bei der nächsten Konzession oder Gaststättenerlaubnis eine Rolle spielen kann.
Vorbereitung: die fünf Punkte, an denen Kontrollen typischerweise scheitern
- Stunden werden erst am Monatsende aus dem Dienstplan „rekonstruiert" — statt täglich erfasst. Der Plan ist keine Aufzeichnung.
- Neue Aushilfen fangen „zur Probe" an, bevor die Sofortmeldung raus ist. Die Meldung muss vor der ersten Minute erfolgen.
- Pausen werden pauschal abgezogen, obwohl niemand Pause gemacht hat — die Befragung deckt das auf.
- Minijobber arbeiten mehr Stunden, als bei Mindestlohn zur Verdienstgrenze passen.
- Der Hinweis auf die Ausweispflicht wurde nie ausgehändigt oder nicht dokumentiert.
Häufige Fragen
Muss ich den Zoll in den Betrieb lassen?
Ja. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit darf Geschäftsräume und Grundstücke während der Arbeitszeit betreten (§ 3 SchwarzArbG). Sie sind zur Mitwirkung verpflichtet, müssen aber keine Angaben machen, mit denen Sie sich selbst belasten würden. Freundlich kooperieren und Unterlagen zeigen ist in fast allen Fällen der beste Weg.
Reichen handschriftliche Stundenzettel für die Zollprüfung?
Rechtlich ja — § 17 MiLoG schreibt keine Form vor. In der Praxis sind Papierzettel aber lückenhaft, nachträglich geschrieben und schwer abgleichbar. Eine digitale Erfassung mit Zeitstempel beim Ein- und Ausstempeln ist deutlich belastbarer.
Wie lange muss ich Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahren?
Nach § 17 MiLoG mindestens zwei Jahre ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Da die Zeiten in die Lohnabrechnung einfließen, gelten für die Lohnunterlagen die längeren Fristen des Steuer- und Sozialversicherungsrechts.
Was ist, wenn ein Mitarbeiter seinen Ausweis nicht dabei hat?
Die Mitführungspflicht trifft den Beschäftigten (§ 2a SchwarzArbG); Sie als Arbeitgeber müssen nachweisen, dass Sie schriftlich darauf hingewiesen haben. Lassen Sie den Hinweis beim Einstellen unterschreiben und legen Sie ihn zur Personalakte.