Vorsorgekartei in der Gastronomie: Arbeitsmedizinische Vorsorge richtig führen
Die Vorsorgekartei ist für viele Betriebe ein Fremdwort — aber ab einer bestimmten Betriebsgröße wird sie Pflicht. Das Unternehmermodell der Berufsgenossenschaften macht es möglich, ohne Betriebsarzt vor Ort zu arbeiten. Der Trick ist, die Dokumentation sauber zu halten, damit Inspektionen keine Überraschungen bringen.
Wann Sie eine Vorsorgekartei brauchen
Die Arbeitsmedizinische Vorsorgeverordnung (ArbMedVV) regelt, welche Betriebe arbeitsmedizinische Betreuung und Vorsorge organisieren müssen. Eine feste Betriebsgröße nennt die Verordnung nicht. Als Orientierung der Berufsgenossenschaft (BGN) gilt: ab etwa 20 ständig Beschäftigten (Vollzeit oder Vollzeit-Äquivalent) braucht es organisierte Betreuung durch Betriebsarzt oder arbeitsmedizinisches Fachpersonal — verbindlich wird die Zahl erst über die Gefährdungsbeurteilung.
Für Gastronomiebetriebe ist das eine wichtige Grenze. Ein kleiner Imbiss mit vier, fünf angestellten Aushilfen braucht formal keine Vorsorgekartei. Ein Restaurant mit 15 Festangestellten und zusätzlichen Aushilfen — da wird es kritisch. Ein mittelgroßer Betrieb oder eine Restaurantkette kommt um die Betreuung nicht herum.
Was hinein in die Vorsorgekartei
Die Vorsorgekartei ist eine Überwachungs- und Dokumentationsdatei. Sie enthält für jeden Mitarbeiter die Angebote und Ergebnisse der arbeitsmedizinischen Vorsorge — wer wurde wann untersucht, mit welchem Ergebnis, welche Auflagen entstanden, was wurde der Person mitgeteilt.
- Personalstammdaten: Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Betriebsstätte, Tätigkeit
- Tätigkeitskatalog: Welchen Arbeitsplatz und welche Tätigkeiten hat die Person? (z. B. „Küche — Arbeit mit Schneidwerkzeugen", „Service — Kundenkontakt")
- Gefährdungsbeurteilung-Zuordnung: Welche Gefährdungen sind mit der Arbeit verbunden?
- Vorsorgeangebot: Wann wurde der Person das Vorsorgeangebot gemacht? (Datum, Art: Pflicht-, Angebots- oder Wunschvorsorge)
- Vorsorgeergebnis: Datum der Untersuchung, Art der Vorsorge (ärztlich, amtsärztlich), Befund, Auflagen
- Wiederholungsintervall: Wann ist die nächste Untersuchung fällig?
Die Karte wird vom Betriebsarzt, vom Unternehmer selbst (Unternehmermodell) oder von der beauftragten Stelle geführt — immer in enger Abstimmung mit der Berufsgenossenschaft.
Pflicht-, Angebots- und Wunschvorsorge unterscheiden
| Art | Bedeutung | Beispiel aus der Gastronomie |
|---|---|---|
| Pflichtvorsorge | Arbeitnehmer muss teilnehmen, sonst: Einsatzverbot bei dieser Tätigkeit | Arbeit mit Gefahrstoffen (z. B. Desinfektionsmittel), Arbeit mit Lärm über 85 dB(A) |
| Angebotsvorsorge | Arbeitnehmer kann teilnehmen (Angebot ist Pflicht), Teilnahme ist freiwillig | Bildschirmarbeit, psychische Belastung, allgemeine Gesundheitsvorsorge |
| Wunschvorsorge | Arbeitnehmer wünscht Untersuchung — Betrieb organisiert, aber kein Betriebsarzt-Einsatz erforderlich | Auf Antrag eines Mitarbeiters, z. B. Verdacht auf Berufserkrankung |
In der Gastronomie sind Pflichtvorsorgen selten — es gibt keine systematische Lärmexposition, und der Umgang mit Gefahrstoffen ist gering. Das Angebots-Segment ist größer: Arbeitsverdichtung, lange Stehzeiten, Schichtarbeit, psychische Belastung können zu Angebotsvorsorgen führen. Damit der Betrieb nicht überrumpelt wird, muss klar sein, welche Vorsorge wann angeboten wird — das regelt die Betriebsvereinbarung oder das Gesundheitsschutzmanagement.
Fristen — das größte Fehler-Potenzial
In der Praxis wird die Vorsorge meist alle zwei Jahre wiederholt. Die verbindliche Frist legt der Betriebsarzt auf Basis der Gefährdungsbeurteilung und der arbeitsmedizinischen Regeln fest. Der häufigste Fehler: Das Datum der letzten Untersuchung wird notiert, aber nicht automatisch ein Erinnerungstermin gezogen.
Beispiel: Ein Mitarbeiter hat am 15.03.2025 eine Angebotsvorsorge gehabt. Die nächste ist fällig am 15.03.2027. Wenn die Kartei diese Fristen nicht sichtbar macht — etwa als Spalte „Nächste Vorsorge fällig am" — wird das in einem großen Betrieb garantiert übersehen. Inspektionen fragen genau danach: „Zeigen Sie mir alle Vorsorgekartei-Einträge. Welche Untersuchungen sind überfällig?"
Das Unternehmermodell in der Praxis
Die BGN bietet für Kleinbetriebe das Unternehmermodell an: Der Betriebsleiter oder eine delegierte Person macht eine mehrteilige Schulung und wird dann zur Ansprechperson für Arbeitsmedizin. Damit fallen die Kosten für einen externen Betriebsarzt weg — stattdessen gibt es regelmäßig Beratung und Schulung von der BGN selbst.
- Schulungsumfang: Typischerweise zwei bis drei Modulare Schulungen pro Jahr (je etwa 4–8 Stunden)
- Kosten: Die BGN bewilligt Schulungsplätze teilweise kostenlos oder stark subventioniert
- Aufgaben: Der Unternehmer oder die Delegierte führt die Vorsorgekartei, überwacht Fristen, organisiert externe ärztliche Untersuchungen bei Bedarf
- Grenzen: Der Unternehmer kann selbst keine ärztlichen Untersuchungen durchführen — Pflichtvorsorgen und medizinische Befunde müssen von externen Ärzten kommen
Für eine Gastronomie-Kette mit drei Restaurants à 20 MA ist das Modell ideal: Alle Kartei-Daten laufen über die Zentrale, eine Person kümmert sich um Fristen und Erinnerungen, und für die wenigen Pflichtvorsorgen wird ein vertrauter Arzt engagiert. Deutlich günstiger und weniger Verantwortung als einen Betriebsarzt fest anzustellen.
Häufige Fehler bei der Vorsorgekartei
- Kartei beginnt erst mit der Pflichtvorsorge — Angebotsvorsorgen werden übersehen. Folge: Ein Mitarbeiter hat seit fünf Jahren kein Angebot bekommen, wird dann bei einer Inspektion relevant.
- Fristen nicht dokumentiert — nur das Datum der letzten Untersuchung ist notiert. Nach zwei Jahren wird nicht aktiv erinnert, Fristen laufen ab.
- Personenwechsel — die alte Kartei wird verloren, wenn eine Person die BGN-Betreuung übernimmt. Kontinuität ist weg.
- Tätigkeiten nicht aktuell — ein Mitarbeiter wechselt vom Service in die Küche, die Kartei wird nicht angepasst, die Gefährdungen stimmen nicht mehr.
- Externe Untersuchungen nicht dokumentiert — ein Mitarbeiter war bei einem Arzt, bringt die Bescheinigung mit, aber sie landet im Ordner statt in der Kartei.
Häufige Fragen
Brauchen wir wirklich eine Vorsorgekartei für 18 Mitarbeiter?
Das hängt vom genauen Schwellenwert ab — die Berufsgenossenschaft schaut auf Vollzeitäquivalente. Bei 18 Vollzeitkräften oder Vollzeitäquivalenten ja. Die BGN oder ein Betriebsarzt können Ihnen nach einer Betriebsbesichtigung die genaue Antwort geben. Ein Anruf spart später Diskussionen.
Kann ich eine Excel-Tabelle als Vorsorgekartei nehmen?
Formal ja, praktisch ist es riskant. Eine Excel-Kartei braucht Struktur (Spalten für alle Pflichtfelder), Versionskontrolle (wer hat wann was geändert?) und automatische Fristwarnungen (sonst werden Fristen übersehen). Ein Software-Tool ist nicht erforderlich, aber ein einfaches Blatt aus dem Internet ist meistens nicht robust genug.
Was kostet das Unternehmermodell der BGN?
Die Schulungskosten sind oft stark subventioniert oder kostenlos für BGN-Mitglieder. Eine externe ärztliche Untersuchung pro Mitarbeiter kostet typischerweise 80–150 Euro, je nach Region und Umfang. Deutlich billiger als einen Betriebsarzt fest anzustellen.
Müssen alle Mitarbeiter eine Pflichtvorsorge machen?
In der Gastronomie nein. Pflichtvorsorge ist nur für Tätigkeiten mit spezifischen Gefährdungen (z. B. Lärmexposition über 85 dB(A), Gefahrstoffe). Viele Gastro-Betriebe haben gar keine Pflichtvorsorgen — dann gibt es nur Angebots- und Wunschvorsorgen.
Wie lange müssen wir die Vorsorgekartei aufbewahren?
Bis zum Ende des Beschäftigungsverhältnisses — danach ist die Kartei zu löschen, und der Mitarbeiter erhält die ihn betreffenden Angaben (§ 3 Abs. 4 ArbMedVV). Länger aufbewahrt wird nur, wenn andere Rechtsvorschriften es ausdrücklich anordnen. Wichtig ist also beides: sicher führen, solange jemand beschäftigt ist — und sauber löschen, wenn er geht.