Inventur in der Gastronomie: wer zählen muss — und warum sich Zählen für alle lohnt
Die Silvester-Inventur ist in vielen Betrieben ein gefürchtetes Ritual: stundenlang Flaschen zählen, Listen tippen, und am Ende weiß niemand, ob die Zahl stimmt. Dabei lohnt ein nüchterner Blick: Wer überhaupt zählen muss, was das Gesetz wirklich verlangt — und was die Zahlen über Schwund und Wareneinsatz verraten, wenn man öfter als einmal im Jahr hinschaut.
Wer zur Inventur verpflichtet ist
§ 240 HGB verpflichtet jeden bilanzierenden Kaufmann, zum Ende des Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen — also die Vorräte körperlich aufzunehmen. Für GmbH und UG gilt das immer. Einzelkaufleute sind befreit, wenn sie unter 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn bleiben (§ 241a HGB) und ihre Gewinne per Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln dürfen.
Praktisch heißt das: Das Einzelunternehmen mit kleinem Café braucht meist keine Pflicht-Inventur — die Betriebs-GmbH schon, jedes Jahr, prüfungsfest dokumentiert. Das Finanzamt erkennt eine Bilanz ohne ordnungsgemäße Inventur nicht an; im schlimmsten Fall wird geschätzt, und geschätzt wird selten zugunsten des Betriebs.
Wie gezählt wird — die Regeln
- Stichtagsinventur: Zählung am Bilanzstichtag oder bis zu zehn Tage davor/danach, mit Fortschreibung auf den Stichtag
- Vollständig: alle Vorräte — Getränke, Lebensmittel, TK-Ware, Gewürze, Verpackungen, auch das Lager im Keller
- Angebrochene Gebinde: sorgfältige Schätzung ist zulässig (die halbe Flasche Gin als 0,5) — Wesentlichkeit gilt
- Bewertung: zu Anschaffungskosten (Netto-Einkaufspreis), nicht zu Verkaufspreisen — bei gesunkenen Preisen der niedrigere Wert
- Nachvollziehbar: Zähllisten mit Datum, Zähler, Artikel, Menge, Preis — aufbewahrt wie alle Buchführungsunterlagen
Warum monatliches Zählen Geld findet — auch ohne Pflicht
Die Jahresinventur erfüllt das Gesetz, aber sie steuert nichts: Wenn im Dezember auffällt, dass Warenwert fehlt, ist das Jahr gelaufen. Betriebswirtschaftlich interessant wird Zählen im Monatsrhythmus — denn erst dann lässt sich der echte Wareneinsatz rechnen: Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand.
Dieser Ist-Wareneinsatz, verglichen mit dem Soll aus den Rezepturen, zeigt den Schwund: Bruch, Verderb, Fehlbons, großzügige Hände. In der Branche gelten zwei bis fünf Prozent vom Umsatz als typisch — bei 40.000 Euro Monatsumsatz sind das bis zu 2.000 Euro, jeden Monat. Wer nicht misst, bezahlt das stillschweigend.
Die zweite Kennzahl ist die Prime Cost: Wareneinsatz plus Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz. Liegt sie dauerhaft über etwa 60 Prozent, stimmt strukturell etwas nicht — Preise, Portionen, Einkauf oder Dienstplan. Beides zusammen macht aus der lästigen Zählerei das schärfste Controlling-Werkzeug, das ein Gastronomiebetrieb hat.
So wird die Zählung erträglich
- Feste Zählreihenfolge je Lagerort — Keller, Kühlhaus, Theke — statt kreuz und quer
- Stammdaten pflegen: Artikel mit Gebindegröße und aktuellem Einkaufspreis, sonst zählt man Flaschen ohne Wert
- Preise aktuell halten: Lieferantenpreise ändern sich laufend — veraltete Preise machen jede Inventur zur Fiktion
- Zu zweit zählen, sofort erfassen: Zettel, die später abgetippt werden, sind die häufigste Fehlerquelle
- Rückdatierbar arbeiten: Wenn am 2. Januar gezählt wird, muss der Stichtag 31.12. sauber getroffen werden
Häufige Fragen
Muss ich als Einzelunternehmer mit EÜR gar nicht zählen?
Eine förmliche Inventur nach HGB ist dann nicht vorgeschrieben. Der Warenbestand spielt aber spätestens bei Betriebsaufgabe oder -verkauf eine Rolle, und fürs eigene Controlling gilt: Ohne Zählung kein echter Wareneinsatz, ohne Wareneinsatz kein Blick auf den Schwund.
Wie genau muss bei offenen Gewürzen, Ölen und Kleinkram gezählt werden?
Mit Augenmaß — der Grundsatz der Wesentlichkeit erlaubt sachgerechte Schätzungen bei geringwertigen Beständen. Entscheidend ist, dass die Methode konsistent bleibt und die großen Positionen (Getränke, Fleisch, TK) exakt erfasst sind.
Dürfen die Inventurwerte aus der Kassensoftware übernommen werden?
Nein — die Inventur verlangt die körperliche Bestandsaufnahme, also echtes Zählen. Rechnerische Bestände aus Kasse oder Warenwirtschaft dürfen nur bei permanenter Inventur mit laufend geführter Lagerbuchhaltung ersetzen, was in der Gastronomie praktisch nie sauber funktioniert.
Was will der Steuerberater am Ende haben?
Den Warenbestand zum Stichtag, bewertet zu Netto-Einkaufspreisen, idealerweise nach Steuersätzen getrennt (0, 7 und 19 Prozent) — plus die Zähllisten als Beleg. Wer das als sauberen Export liefert, spart Rückfragen und Honorarminuten.