Arbeitszeiterfassung in der Gastronomie: Wer was aufzeichnen muss
Kaum eine Branche wird beim Thema Arbeitszeit so genau geprüft wie die Gastronomie. Das hat einen Grund: Das Gastgewerbe steht im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ausdrücklich auf der Liste. Wer hier die Aufzeichnungen nicht sauber führt, riskiert bis zu 30.000 Euro — und das ist noch nicht der teuerste Fehler.
Warum die Gastronomie strenger behandelt wird
§ 17 Mindestlohngesetz verlangt Aufzeichnungen von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Das gilt zunächst für geringfügig Beschäftigte — und zusätzlich für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in den Wirtschaftszweigen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe steht dort ausdrücklich drin.
Geprüft wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls. Die kommt unangemeldet, meist zu Stoßzeiten, und will die Aufzeichnungen sehen können — nicht nachgereicht bekommen.
Was genau aufgezeichnet werden muss
| Anforderung | Regel |
|---|---|
| Inhalt | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit |
| Frist | Spätestens sieben Kalendertage nach dem Arbeitstag |
| Aufbewahrung | Mindestens zwei Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG) |
| Ort | Im Inland verfügbar — auf Verlangen am Ort der Beschäftigung |
| Form | Papier zulässig; elektronisch ist praktisch nicht angreifbar |
Die reine Dauer genügt nicht. „8 Stunden" ohne Beginn und Ende ist keine ordnungsgemäße Aufzeichnung — genau daran scheitern die meisten handschriftlichen Stundenzettel.
Zusätzlich verlangt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz, die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. In der Gastronomie ist das der Regelfall, nicht die Ausnahme.
Die allgemeine Erfassungspflicht — Stand 2026
Neben dem Mindestlohngesetz gibt es die arbeitsschutzrechtliche Linie. Der Europäische Gerichtshof entschied 2019 (C-55/18), dass Mitgliedstaaten ein System zur Messung der täglichen Arbeitszeit verlangen müssen. Das Bundesarbeitsgericht zog 2022 nach (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) und leitete aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab: Arbeitgeber sind schon heute verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen.
Eine gesetzliche Neuregelung, die Form und Details verbindlich festlegt — insbesondere die elektronische Erfassung —, ist angekündigt, aber noch nicht in Kraft. Praktisch heißt das: Die Pflicht zur Erfassung besteht, die Pflicht zu einer bestimmten Technik noch nicht. Wer jetzt elektronisch erfasst, muss später nicht umstellen.
Was Verstöße kosten
| Verstoß | Rahmen |
|---|---|
| Aufzeichnungen fehlen, unvollständig oder zu spät (§ 21 MiLoG) | bis 30.000 € |
| Mindestlohn unterschritten (§ 21 MiLoG) | bis 500.000 € |
| Verstoß gegen Arbeitszeitgesetz (§ 22 ArbZG) | bis 30.000 € |
| Folge bei erheblichen Bußgeldern | Ausschluss von öffentlichen Aufträgen |
Die eigentliche Gefahr liegt aber woanders. Fehlen belastbare Aufzeichnungen, kommt bei Streit über geleistete Stunden die Beweislast ins Spiel: Das Bundesarbeitsgericht lässt die Darlegung des Arbeitnehmers ausreichen, wenn der Arbeitgeber ihr nicht substantiiert entgegentreten kann. Ohne Aufzeichnungen kann er das nicht. Dazu kommen im Prüffall Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen, die rückwirkend berechnet werden.
Mindestlohn und Minijob-Grenze im Blick behalten
Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro je Stunde und steigt zum 1. Januar 2027 auf 14,60 Euro. Weil die Minijob-Grenze seit 2022 dynamisch an den Mindestlohn gekoppelt ist, verschiebt sich mit jeder Erhöhung auch die zulässige Stundenzahl im Minijob.
Für die Praxis heißt das: Ein Minijob-Vertrag mit fester Stundenzahl, der 2025 gepasst hat, kann 2026 zu viel oder zu wenig sein. Wer die Stunden nicht laufend gegen die aktuelle Grenze prüft, rutscht unbemerkt in die Sozialversicherungspflicht — rückwirkend, mit Nachzahlung.
Was eine Prüfung durch den Zoll wirklich abfragt
- Wer arbeitet gerade hier? Personalien der Anwesenden werden aufgenommen
- Arbeitsverträge und Anmeldungen zur Sozialversicherung
- Die Arbeitszeitaufzeichnungen der letzten Monate — vollständig, mit Beginn und Ende
- Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise
- Bei Minijobbern: Nachweis, dass die Entgeltgrenze eingehalten wurde
- Sofortmeldungen für kurzfristig Beschäftigte
Der Unterschied zwischen einer entspannten und einer teuren Prüfung liegt fast immer darin, wie schnell diese Unterlagen auf dem Tisch liegen. Ein Ordner mit losen Zetteln, aus dem drei Wochen fehlen, verlängert eine Prüfung um Monate.
Häufige Fragen
Reicht ein handschriftlicher Stundenzettel?
Rechtlich ja, wenn Beginn, Ende und Dauer je Tag festgehalten und die Aufzeichnungen sieben Tage nach der Arbeit vorliegen. Praktisch scheitern Stundenzettel meist an Lücken, nachträglichem Ausfüllen und fehlenden Uhrzeiten — und genau das fällt bei einer Prüfung auf.
Müssen Pausen aufgezeichnet werden?
§ 17 MiLoG verlangt Beginn, Ende und Dauer. Da die Pause keine Arbeitszeit ist, muss sie sich aus den Aufzeichnungen ergeben — sonst stimmt die Dauer nicht. Unabhängig davon schreibt § 4 ArbZG die Pausen selbst vor: 30 Minuten ab mehr als sechs Stunden, 45 Minuten ab mehr als neun Stunden.
Gilt die Pflicht auch für mitarbeitende Familienangehörige?
Wenn ein Arbeitsverhältnis besteht — also Weisungsgebundenheit, Entgelt, Anmeldung —, gelten dieselben Pflichten wie für alle anderen Beschäftigten. Der Ehegatte ohne Arbeitsvertrag, der im Betrieb aushilft, ist ein anderer Fall; hier lohnt eine saubere Klärung mit dem Steuerbüro.
Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?
Mindestens zwei Jahre nach § 17 MiLoG. Für die Lohnunterlagen selbst gelten längere steuerliche Fristen — sechs Jahre nach § 41 EStG, teils zehn Jahre nach der Abgabenordnung. Wer alles digital führt, muss darüber nicht nachdenken.